Dirige tu inbox: persona revisando mail

Dirige tu Inbox. Cómo evitar que tu Buzón de Correo se coma tu tiempo

El tiempo dedicado a revisar el mail es una de nuestras principales fuentes de distracción. ¡El Buzón de Correo electrónico se come mi tiempo!

Dirige tu Inbox.

Gestionar el correo nos da la sensación de estar haciendo «lo que tenemos que hacer», pero ¿decidimos nosotros lo que vamos a hacer o los mails que van llegando dirigen nuestras acciones?

Reconozcámoslo: En realidad, estamos dejando de hacer tareas que nos aportarían más valor porque «tenemos mails por responder».

Algunas buenas prácticas nos ayudarán a tomar el control. ¿Vamos a ello?

¡Optimiza tu tiempo!

Tú decides cuándo revisar tu correo electrónico

Habitualmente mantén cerrado el correo electrónico: Ábrelo solo de manera consciente y cuando planifiques que lo debes atender. ¿Dos veces al día es suficiente? Dedica el resto del tiempo a tareas que aporten más valor.

También puedes mantenerlo abierto pero configurarlo para que no entren mails automáticamente sino cuando tú pulsas refrescar.

Y, por supuesto, silencia las notificaciones de entrada de mail y evita las notificaciones emergentes.

Dirige tu Inbox poniendo a trabajar a tu Gestor de Correo

Configura tu mail para que mediante filtros y reglas redirija automáticamente los correos que te interesen a determinadas carpetas. Por ejemplo:

  • subscripciones a boletines
  • mails de una determinada persona o empresa,
  • notificaciones cada vez que alguien escribe en tu red social

Planifica un tiempo a la semana para revisarlos. Te resultará más productivo revisar todos los mails de un tipo en bloque.

Dirige tu Inbox revisando tu mail de manera productiva

Cuando revises tu mail, hazlo con un enfoque de productividad:

En primer lugar, realiza una lectura rápida a alto nivel de los asuntos y los textos. A medida que revisas, prioriza los mails. Busca un método que te funcione. Por ejemplo:

Si el mail requiere una respuesta muy breve, respóndelo inmediatamente.

Si requiere algo de tiempo por tu parte, mueve cada mail a una carpeta que te ayude a organizarte. Un sistema que a mi me funciona es tener 4 carpetas:

  • Prioridad Alta
  • Prioridad Media
  • A responder cuando pueda
  • En espera

Yo configuro la carpeta «Prioridad Alta» para que muestre el número de mails que tiene (no el número de mails sin leer), ya que me parece importante que tenga 0 elementos dentro.

Una vez realizada esta priorización de mail, prioriza y planifica tus tareas del día, entre las que se encontrarán los mails. Como explicábamos en el post No tengo tiempo actúa en función de su prioridad. Dedica un rato cada día a revisar lo que tienes pendiente, comienza a trabajar en lo más prioritario y planifica dos momentos en la semana para atender mails clasificados pero pendientes de responder.

Establece un procedimiento para atender tus mails

Atender un mail puede requerir:

a) Realizar una acción. En ese caso, envíala a tu lista de tareas (donde luego la priorizarás)

b) Agendar una cita. En este caso, envíala a tu Calendario

c) Dar una respuesta. Responde de la manera más adecuada. Hablaremos en otro post sobre maneras eficientes de responder mails,

d) Ignorar. Puedes recibir mails informativos o en los que estás en copia que no requieren respuesta ni acción.

Mails procesados

Una vez atendido un mail, déjalo en el lugar adecuado para tus mails procesados. Busca la fórmula que te funcione mejor:

a) Muévelo a una carpeta relativa al cliente / tema, o etiquétalo y muévelo a una carpeta de procesados. De esta forma tu bandeja de entrada solo tendrá los mails nuevos que no has leído. Esta visión la defiende el método «Inbox zero«.

b) A mí me resulta más cómodo dejarlos en el Inbox y evito tener que decidir dónde guardar cada mensaje. Además, habitualmente, una vez procesados no los vuelvo a necesitar.

c) Bórralo. Si en tu caso un mail atendido se puede eliminar, puedes hacerlo. Evitarás tener basura. En mi caso, no borro los mails por si en algún caso necesito revisar algún matiz de alguna comunicación. Habitualmente no los vuelvo a revisar, pero en algún caso me ha venido muy bien poder recurrir al detalle.

Encuentra tus mails

Utiliza el buscador del correo para encontrar un mail si alguna vez lo necesitas.

Los sistemas de correo, habitualmente permiten buscar por remitente / ficheros adjuntos / fechas / palabras…

Establece tu Punto Central único de Gestión de mails

Si tienes más de una cuenta de mail, configura tu Gestor de Correo para que te muestre todas tus cuentas. Simplificarás su gestión.

Las 3 reglas para dirigir tu Inbox

Como hemos visto, hay diferentes enfoques para evitar que el Buzón de correo se coma tu tiempo, desde la gestión orientada a no tener ningún mail en tu bandeja de entrada, a dejarlos todos una vez atendidos. Desde etiquetar perfectamente cada mail que has procesado para luego encontrarlo mejor, o borrar todos los mails que procesas porque ya los has atendido. En función de cómo sea tu trabajo o tu negocio, podrás establecer el sistema que mejor se adapte a ti. Pero ten siempre presente las 3 reglas:

  • Tú diriges tu negocio (la Bandeja de Entrada es una herramienta más y no debe ser quien dirige)
  • Tu decides la prioridad
  • Tu atención a los mails sigue un procedimiento definido: Acción / Agendar/ Respuesta / Ignorar


Algunos recursos

Hay otros autores que han trabajado en el tema de la gestión del correo electrónico. Tal vez te interese leer el libro:

Correo electrónico en una semana: Gane una hora al día gestionando de forma eficiente su e-mail

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Si estos consejos te han ayudado a dirigir tu tiempo, querría pedirte el favor de que me permitas ayudar a más personas compartiendo este post.

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