Eficiencia y eficacia

El libro «Dirige tu tiempo. Cómo conseguir tiempo para lo que quieres en solo 4 semanas» aporta consejos para ser eficaz y eficiente y de esta manera conseguir tiempo para lo que quieres.

Pero, ¿qué significan esto?

Los conceptos de eficiencia y eficacia hacen referencia a la consecución de objetivos y a cuántos recursos se emplean para ello.

Dado que son conceptos difíciles de diferenciar si atendemos únicamente a su definición en el diccionario, y dado que tienen diferentes acepciones en función del área al que aplican, hoy vamos a tratar de esclarecer el uso que se le da a estos conceptos en el ámbito de la gestión empresarial.

Eficacia definición

En primer lugar, revisamos la definición según la RAE: La eficacia es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

De este modo, un remedio es eficaz si produce el efecto deseado, una persona es eficaz si realiza las tareas que se esperan de ella, o una empresa es eficaz si alcanza los objetivos propuestos.

Ni que decir tiene que, para que la eficacia tenga el impacto positivo adecuado, previamente es necesario realizar una buena definición de objetivos y resultados a conseguir.

Una vez definidos esos objetivos, para ser eficaz es necesario trabajar encaminado a conseguirlos. Y dedicar los esfuerzos a estos objetivos (y no a otros), focalizando los esfuerzos en la línea establecida.

Eficiencia definición

¿Qué es eficiencia?

Si atendemos a la definición de la RAE, la eficiencia es la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un efecto determinado.

Por tanto, una máquina que consigue realizar un efecto para el que ha sido preparada, puede ser eficiente realizándolo. Y una persona, puede ser eficiente desempeñando un trabajo de manera competente.

Desde el punto de vista empresarial y productivo, se define la eficiencia como la relación entre los recursos utilizados y los logros conseguidos. Así una alta eficiencia se obtiene consiguiendo los mejores resultados posibles con los menores recursos posibles.

De este modo, pueden ser ejemplos de eficiencia el aprobar un examen dedicando el menor número de horas posible, conseguir el mayor beneficio anual en la empresa con el menor número de trabajadores, o realizar una venta invirtiendo el menor tiempo posible.

En la búsqueda de una mayor eficiencia empresarial, es habitual analizar puntos de mejora como la automatización de tareas, la mejora de los procesos y las técnicas de productividad laboral.

Diferencia entre eficiencia y eficacia

Según hemos visto, una persona será eficaz si ha conseguido el resultado. Pero además será eficiente si lo ha conseguido con el menor número de recursos posibles. O si con los mismos recursos ha conseguido mejores resultados.

De esta manera, por ejemplo, si el objetivo de una persona es realizar 1 venta al día, si realiza 1 venta un día es eficaz porque ha cumplido su objetivo. Si ese mismo día realiza 2 ventas, está siendo eficiente, puesto que con los mismos recursos ha conseguido mayores resultados.

Objetivo: ¿eficiencia o eficacia?

Se podría tener una situación de eficacia cumpliendo totalmente los objetivos definidos, pero no estar optimizando los recursos.

En el caso opuesto, se podría estar haciendo un uso eficiente de recursos pero encaminado en una dirección que no avance hacia la consecución de los objetivos que se han definido.

De esta manera, queda patente que eficiencia y eficacia se complementan. Y que la situación ideal es alcanzar la eficacia (consiguiendo los resultados propuestos) y también la eficiencia (consiguiéndolos utilizando el menor esfuerzo posible).

Pero se pueden dar situaciones en las que haya que decidir entre avanzar con eficacia o con eficiencia. Por ejemplo, si el objetivo es entregar un proyecto con alta calidad y en una fecha determinada, ¿es mejor ser eficaces (y entregar en plazos y con calidad) o eficientes (utilizando menos recursos y entregando más tarde o con menor calidad)?

Ocurre que, en la práctica, lo más adecuado es avanzar manteniendo eficacia y eficiencia en un punto adecuado. Para conjugar ambos, podemos hablar de un nuevo concepto: la efectividad.

Efectividad definición

Según la RAE, la efectividad es la capacidad de lograr el efecto que se desea o se espera.

Como vemos, la definición es igual que la de “eficaz”, pero, en el ámbito de la empresa, la palabra “efectividad” hace referencia a la capacidad de conseguir una respuesta adecuada, siendo en la práctica una combinación o equilibrio entre eficacia y eficiencia.

Veamos todo esto en una imagen:

Fórmula de eficiencia, eficacia y efectividad

Es útil medir los valores de estos conceptos para disponer de indicadores de la adecuación del progreso.

Para ello, se pueden utilizar diferentes fórmulas de cálculo, en función de si queremos obtener valores absolutos o porcentajes, o basados en índices de referencia.

Veremos a continuación algunas de estas fórmulas.

Cálculo de la eficacia

El grado de eficacia puede ser del cien por cien si se han alcanzado todos los objetivos definidos, de un porcentaje menor si se ha alcanzado una parte, o de un porcentaje mayor si se han superado los objetivos propuestos.

Eficacia= (Resultado alcanzado*100)/Resultado objetivo

Cálculo de la eficiencia

En esta fórmula, obtenemos la eficiencia como un porcentaje respecto a lo esperado.

Eficiencia= (((Resultado alcanzado/(Coste real*Tiempo dedicado)) / ((Resultado objetivo /(Coste objetivo *Tiempo objetivo)) )*100

Cálculo de la efectividad

Una vez disponemos de los datos calculados de la eficiencia y la eficacia, podemos calcular la efectividad:

Efectividad= (Eficiencia + Eficacia)/2

Ejemplo de cálculo de eficiencia, eficacia y efectividad

Una empresa define como objetivo que un trabajador tras una jornada de trabajo de 8 horas debería producir 10 unidades de un producto a un coste total (medido en la moneda local) de 5.

• En el ejemplo tenemos que el trabajador T1 produce exactamente ese número de unidades a ese coste. Aplicando las fórmulas, se obtiene que su eficacia y su eficiencia son del cien por cien, es decir, exactamente las esperadas.

• Pero el trabajador T2 en el mismo tiempo y con el mismo coste produce menos productos. Aplicando las fórmulas, se ve que su eficacia y su eficiencia tienen un porcentaje menor que el del primer trabajador.

• En cambio, el trabajador T3 en el mismo tiempo ha producido el doble de unidades. Su eficacia es altísima, ya que ha duplicado los objetivos de producción previstos. Sin embargo, para ello ha incurrido en unos costes mucho más altos, por lo que su eficiencia es mucho menor. En este caso es necesario una tercera medida para poder valorar su trabajo ya que su eficacia es muy alta pero su eficiencia es muy baja. Disponer en este caso de una medida de efectividad, facilita la comparación.

Otro ejemplo: margen de venta

La segunda empresa compra productos por un importe de 2 (moneda local). Establece como objetivo diario a sus comerciales vender 5 de esos productos a un precio de 7 cada uno. De este modo pretende que el objetivo de importe de venta diario sea de 35 para conseguir un beneficio de 35-10=25.

• T1 vende exactamente ese número de unidades a ese precio de venta. Aplicando las fórmulas, se obtiene que su eficacia y su eficiencia son exactamente las esperadas.

• Pero T2 vende el doble de productos. Aplicando las fórmulas, se ve que su eficacia es el doble de la esperada. Su eficiencia es la esperada, ya que el uso de los recursos de la empresa es el estándar (compra a 2 y vende a 7).

• En cambio, T3 en el mismo tiempo ha vendido menos unidades pero a un precio de venta mayor. Su eficacia es baja, ya que no llega al objetivo de venta de 35 que tenía establecido, pero su eficiencia es muy alta, ya que ha optimizado los recursos. Para poder comparar los resultados de T3, se utiliza la fórmula de la efectividad.

Calculadora de eficiencia, eficacia y efectividad

A continuación puedes hacer tu propio cálculo online de indicadores introduciendo los valores objetivo y los valores resultado, obteniendo el indicador calculado de eficiencia, eficacia y efectividad:

Ser eficaz y eficiente = ser efectivo

Por tanto, podemos concluir que el objetivo es ser efectivo, es decir, ser a la vez eficaz (siendo capaces de cumplir con los objetivos previstos) y eficiente (optimizando los recursos disponibles, y buscando formas de desarrollar el trabajo de manera más productiva).

Y recuerda

Si incorporas la efectividad a tu vida podrás llegar a tus objetivos por el camino más óptimo.